El proceso de Planificación Estratégica de las TI para el año que viene está precedido de un entorno de crisis que continuará durante el año 2009. En el presente artículo se seleccionan una serie de herramientas ajustadas al mundo TI que pueden dar mucho juego en el entorno mencionado. Hay diversas técnicas empleadas en el proceso de Planificación Estratégica de las TI que provienen del área de Planificación Estratégica de las grandes empresas y se han ido adaptando a los departamentos de las TI.
En general todas las técnicas tienen una utilidad diferenciada y es bueno conocerlas pues dependiendo de la situación de las organizaciones TI, en diferentes momentos pueden ser unas más útiles que otras. De todas las técnicas, se proponen cuatro como técnicas básicas a considerar: Autoevaluaciones basadas en estándares, modelos de simulación, cuadros de mando integrales para TI y gestión del portafolio TI.
Valoración de Opciones Estratégicas.
De todas las técnicas que existen para abordar el análisis interno y externo de nuestro departamento TI (DAFO, 5 fuerzas, Cadena de valor, PEST, NAFO, etc.) existen las autoevaluaciones o autovaloraciones basadas en estándares que te informan de las carencias internas y tu posicionamiento frente a otros departamentos TI y a los mejores estándares. Como consecuencia de rápido crecimiento de la informática han surgido muy elaborados marcos de trabajo y estándares que cubren diferentes aspectos de las tecnologías de la información y que se complementan entre ellos: Gobierno TI (COBIT e ISO 38500), Gestión del Servicio TI (ITIL e ISO 20000), CMMI, Gestión de la Seguridad (ISO 27001) y Gestión de la Continuidad (BS 25999). Alrededor de dichos estándares han surgido modelos de autoevaluación con decenas de preguntas y generalmente niveles de madurez asociados que te permiten conocer donde te encuentras y los caminos de mejora. Las herramientas de autoevaluación son rápidas, están aplicadas al mundo TI y al compararlo con estándares muy elaborados y de amplio consenso permiten conocer los aspectos de mejora a los que se ha de tender. Aparte de ello las hay de aplicación libre y disponen de un modelo de datos que permiten explotar el análisis de la evaluación.
Formulación de la Estrategia.
Los modelos de simulación son esenciales en cualquier proceso de Planificación Estratégica de las TI dado que se trabaja con incertidumbres en predecir el futuro y en entornos afectados por muchas variables cuya evolución es desconocida. Dentro de estas variables que afectan a las decisiones de cualquier departamento de TI se encuentran variables externas (regulaciones, modas, fuerza laboral tecnológica, saltos tecnológicos, etc.), variables de decisión interna de las áreas funcionales de la empresa (fusiones con otras empresas, nuevos productos y servicios tecnológicos, experiencia, etc.) y variables de decisión internas al departamento de TI (grado de subcontratación TI, desarrollo a medida / solución paquetizada, selección herramientas tecnológicas, etc.). Las retroalimentaciones y retardos impiden solucionar este tipo de problemas con ecuaciones matemáticas.
Con un modelo T se permite simular diferentes escenarios de una forma rápida y ágil sin incurrir en costes y prediciendo situaciones adversas que se puedan producir en un futuro. Un modelo de simulación moderno debe de simular las cuatro estrategias básicas para ver en que combinación y porcentaje de estas llegamos a un escenario que es el más propicio. Así se pueden simular diferentes grados de subcontratación TI y diferentes estructuras organizativas del departamento TI. Dentro de la estrategia básica de espacios de mercado se definen diferentes combinaciones de arquetipos de servicios y de activos de servicios.
Dentro de la estrategia básica de valor se definen si a la hora de inversiones TI se apuesta por estrategias de valor (alta formación, soluciones “best of the breed”, etc.) o se opta por otras soluciones enfocadas al ahorro de costes (software libre, soluciones paquetizadas de uso masivo, personal con poca experiencia y poca remuneración, etc.). Por último se requiere considerar diferentes arquitecturas técnicas para ver cual encaja mejor y proporcionará mejor servicio a nuestra organización. Las variables de salida típicas de estos modelos de ayuda a la planificación son: costes generados, plazos incurridos, alineación con el negocio y calidad de los aplicativos.
Despliegue de la Estrategia.
El Cuadro de Mando Integral para TI (CMI para TI) en sus diferentes versiones lo que pretende es realizar primero un despliegue de la estrategia pasando de los objetivos estratégicos a las acciones y segundo un seguimiento del cumplimiento de los Objetivos Estratégicos (control de la estrategia). Para ello se definen métricas y metas para cada uno de los objetivos y se procede a un seguimiento de las desviaciones frente a lo planificado. Se consideran a los Cuadros de Mando Integrales como una herramienta de Gobierno de las TI pues se posicionan únicamente en lo estratégico y en el cambio no siendo su objetivo por ejemplo un seguimiento completo de todos los procesos y servicios TI (que es objetivo de la gestión TI). Por otra parte su liderazgo como herramienta de gobierno descansa en que se únan y balancean las consideraciones de cambio en el funcionamiento interno con la percepción que tienen clientes y usuarios de las TI. A la vez se conjugan las aportaciones actuales al negocio de las TI con una planificación del cambio que asegure la aportación al negocio en el futuro. Asimismo son válidos para cualquier tamaño de departamento TI pues se pueden desglosar tal y como se muestra.
Las características que tiene que tener un CMI para TI pasan por una ligazón de las acciones con la definición de los Niveles de Servicio así como con los proyectos con los que abordamos dichas acciones. También han de traspasar fronteras y permitir desplegar la estrategia en los departamentos TI de tu organización de forma ligada con las organizaciones externas que también participen.
Conductores de la Estrategia.
Para este punto se propone emplear las técnicas de la Gestión del Portafolio orientado a TI. Primero se propone que los diferentes planes detallen tanto los proyectos que requieren como los servicios que sustentan para tener una doble orientación interna y externa. Para cada uno de ellos se ha de identificar el coste, el valor, el riesgo y la flexibilidad que aporta. Al ser todos los conceptos mencionados conductores de la estrategia TI se propone una gestión del portafolio integrada que conlleve tres subportafolios tal y como se visualiza en la figura IV: priorización / selección del portafolio de servicios TI futuros, priorización / selección del portafolios de activos TI actual y una priorización / selección del portafolio de proyectos futuros que se plantean.
Conclusiones.
Para los procesos de Planificación Estratégica se cuenta con decenas de metodologías y técnicas algunas de ellas de difícil aplicación al mundo TI y para ello en el presente artículo se han seleccionado las cuatro técnicas que se consideran críticas por su orientación al valor y a la reducción de riesgos y que están perfectamente adaptadas al mundo TI. Las cuatro técnicas seleccionadas se complementan entre sí permitiendo:
1. Barrer desde una adecuado análisis interno y externo nuestro departamento TI para la selección de los objetivos estratégicos (mediante “assessment” o autoevaluación).
2. Ayuda a determinar los caminos más adecuados para la consecución de los objetivos estratégicos, definiendo un correcto mix de estrategias básicas (técnicas de modelado).
3. Un adecuado y balanceado despliegue de los objetivos estratégicos traduciéndolos en acciones ligadas a niveles de servicio TI y a los proyectos TI requeridos (cuadros de mando integral para TI).
4. Y todo ello midiendo y seleccionando las alternativas más provechosas según el valor, el coste y el riesgo que se quiera asumir a lo largo de todo el proceso de planificación (gestión del portafolio TI).
REFERENCIA:
Articulo Perspectiva Empresarial: " Tecnicas Claves para la Planificacion Estrategica de TI"
http://www.hacienda.go.cr/cifh/sidovih/spaw2/uploads/images/file/T%C3%A9cnicas%20clave%20planif%20estrat%20TI.pdf
